Cena úklidu kanceláře se nedá poctivě určit pohledem na počet metrů čtverečních. U malé kanceláře rozhodují hlavně toalety, kuchyňka, počet košů, přístup do budovy a to, co klient myslí slovem „běžně“. Obhlídku proto berte jako měření budoucí návštěvy. Když si z ní odnesete čas po zónách, četnost úkonů a jasné hranice práce, měsíční paušál už není tip od boku.
Pokud teprve skládáte první komerční nabídku, začněte širším návodem jak nacenit první úklid kanceláře bez prodělané zkušební směny. Tady už navazujeme konkrétním převodem pravidelné práce na paušál.
Na obhlídce neměřte jen metry čtvereční
Padesát metrů čtverečních open space může být rychlá práce. Stejných padesát metrů v kosmetickém salonu znamená vlasy v rozích, kapky přípravků na podlaze, plný koš po každé směně a častěji používanou toaletu. Rozloha je údaj. Čas vzniká z provozu.
Při obhlídce si prostor rozdělte alespoň na pracovní místa, kuchyňku, toalety, vstup a místo, kam se nosí odpad. U každé zóny si poznamenejte povrchy, počet předmětů, překážky a četnost používání. Deset volných stolů setřete rychleji než šest stolů obložených monitory, kabely, hrnky a osobními věcmi.
Zeptejte se i na věci, které na první pohled s úklidem nesouvisejí:
- Kde lze večer zaparkovat a jak daleko se nesou pomůcky?
- Kdo předá klíče, čip a kód k alarmu?
- Musí být budova uzamčená do určité hodiny?
- Je kontejner ve dvoře, v garáži, nebo o dvě patra níž?
- Smí se uklízet během provozu?
Právě tady mizí neplacené minuty. V kanceláři na pražských Vinohradech může samotné vyzvednutí klíčů, odemčení dvou vstupů a cesta ke kontejneru přidat patnáct minut. Dvakrát týdně je to přes dvě hodiny za měsíc. V tabulce metrů je neuvidíte.
Převeďte jednotlivé zóny na reálný čas návštěvy
Po obhlídce si napište standardní úkony po zónách. Ne jedno číslo „asi dvě hodiny“, ale malé odhady, které můžete po prvním měsíci zkontrolovat. Třeba 35 minut pracovní místa a podlahy, 20 minut kuchyňka, 25 minut dvě toalety, 15 minut koše a odpad.
K tomu patří příprava. Napustit vodu, nachystat prostředky, na konci vyprat mopové návleky, uklidit vybavení, zkontrolovat okna a zakódovat alarm. U malé zakázky má těchto deset až dvacet minut velkou váhu. Podlahová plocha se zmenšuje, ale odemknout a uklidit pomůcky musíte pokaždé.
Příklad z praxe: kancelář o 85 m² v Karlíně vypadala při obhlídce skoro prázdně. Odhad byl 90 minut. Jenže v kuchyňce se denně střídalo dvanáct lidí a odpad se nosil do garáže ve vedlejším vchodu. První dvě návštěvy trvaly skoro dvě hodiny. Problém nebyl v pomalém tempu. V odhadu chybělo patnáct minut na kuchyňku a deset minut na přesuny.
První návštěvu oddělte od budoucí údržby. Pokud jsou na vodovodních bateriích staré nánosy, pod stoly prachové chuchvalce a lednice nebyla půl roku vytřená, nejde o stav, který vytvořil váš pravidelný úklid kanceláře. Nabídněte vstupní úklid zvlášť, případně přesně napište, co během něj srovnáte do udržovatelného stavu.
Z hodinové ceny vytvořte měsíční paušál
Měsíční paušál za úklid začíná časem jedné návštěvy, ale hodinovou cenu nelze vynásobit jen počtem hodin s hadrem v ruce. Sazba musí pokrýt vlastní práci nebo mzdu, odvody, dopravu, chemii, opotřebení vysavače a mopů, administrativu i rezervu na drobné odchylky.
Použít můžete jednoduchý postup:
- Spočítejte placený čas jedné návštěvy včetně přípravy a zavření objektu.
- Přidejte dopravu a náklad na běžnou chemii.
- Vynásobte skutečným průměrným počtem návštěv za měsíc.
- Přidejte podíl režie a marži, ze které firma opravdu žije.
U úklidu dvakrát týdně nepočítejte automaticky osm návštěv. Průměrný měsíc má zhruba 4,33 týdne, tedy 8,66 návštěvy. Rozdíl 0,66 návštěvy vypadá malý, jenže za rok už jde téměř o osm úklidů. Pokud jedna návštěva stojí 900 Kč, chybí v kalkulaci přes 7 000 Kč.
Modelový výpočet může vypadat takto: jedna návštěva zabere 2 hodiny a 10 minut, prodejní sazba pokrývající všechny náklady vychází na 480 Kč za hodinu a doprava s chemií na 120 Kč za návštěvu. Cena návštěvy je přibližně 1 160 Kč. Při 8,66 návštěvy vychází měsíční základ kolem 10 050 Kč bez DPH. Není to univerzální ceník. Je to ukázka, jak nacenit úklid kanceláře z vlastních nákladů.
Slevu za pravidelnost dávejte jen tehdy, když pravidelnost skutečně snižuje náklady: máte jistý termín, kratší dojezd nebo méně administrativy. Podrobněji to rozebírá návod, proč sleva za pravidelný úklid není povinnost. Neplacená čtvrthodina při každé návštěvě není sleva. Je to práce zdarma.
Co patří do standardu a co má zůstat příplatkem
Standard popište tak, aby si pod ním obě strany představily stejnou práci. Obvykle zahrnuje vysátí a vytření volných podlah, otření dostupných pracovních ploch, sanitární zázemí, kuchyňskou linku zvenku, koše a doplnění zásob, které jsou na místě.
Frekvence nemusí být u všeho stejná. Toalety a koše řešíte při každé návštěvě, prach na parapetech jednou týdně, dveře a sokly třeba jednou měsíčně. Nabídka úklidu kanceláře je přehlednější, když vedle úkonu uvedete „každá návštěva“, „1× týdně“ nebo „1× měsíčně“.
Mimo standard bych nechala mytí oken, vnitřek lednice a trouby, tepování židlí, strojové čištění podlah, úklid po firemní akci a mimořádné znečištění. U salonu to mohou být skvrny od barvy, u studia hromada obalů po focení. Tyto práce se špatně schovávají do běžného paušálu, protože nevznikají pravidelně.
Vyjasněte také spotřební materi�ál. Čisticí prostředky potřebné k vaší práci bývají součástí ceny, pokud nabídka neříká jinak. Sáčky do košů, toaletní papír, papírové ručníky, mýdlo a náplně do zásobníků jsou provozní spotřeba klienta. Můžete je doplňovat, nakupovat i evidovat, ale napište, kdo je platí a zda si účtujete čas za objednávku a dovoz.
Nabídka musí přežít první požadavek „když už tu jste“
První „když už tu jste“ přijde dřív, než čekáte. Prosba o vytření společné chodby zní jako pět minut. Pak se přidá zasedačka vedle, tři skleněné dveře a krabice po cateringu. Bez hranice se z laskavosti stane nový standard, zatímco cena zůstane stejná.
Ke každé ceně proto přiložte stručný rozsah a frekvenci. Práci navíc lze schválit e-mailem nebo zprávou předem a účtovat hodinovou sazbou, minimálním blokem či samostatnou cenou. Hlavní je, aby pravidlo znal klient i člověk, který na místě uklízí.
Do nabídky přidejte i podmínku revize ceny. Smysl dává změna při růstu počtu pracovníků, otevření dalšího patra, přidání návštěv, delší provozní době nebo podstatně vyšší spotřebě materiálu. Nejde o výhrůžku zdražením. Jen pojmenováváte okamžik, kdy už původní kalkulace neodpovídá provozu.
Po prvním měsíci porovnejte odhad s realitou
První měsíc je kalibrace. Měřte příchod do objektu, vlastní práci, závěrečný úklid pomůcek i odchod. Netlačte kvůli tabulce nikoho do tempa, při kterém se vynechávají ochranné pomůcky, běhá po mokré podlaze nebo se odbývají toalety.
Vedle času sledujte spotřebu a opakované prosby. Kde pravidelně vzniká nepořádek? Který koš přetéká? Dochází mýdlo dvakrát rychleji, než klient čekal? Stačí čtyři týdny a uvidíte, zda byl odhad rozumný, nebo se každá návštěva natahuje o dvacet minut.
Odchylku řešte hned. Někdy stačí přesunout méně důležitý úkon na týdenní frekvenci. Jindy je fér zvýšit paušál. Dvacet minut navíc při 8,66 návštěvy znamená skoro tři neplacené hodiny měsíčně. Za půl roku už to není drobnost, ale ztrátová zakázka.
Dobrá cena úklidu kanceláře není nejnižší číslo v e-mailu. Je to částka, za kterou zvládnete slíbený rozsah spolehlivě každý měsíc. Pokud chcete porovnat možnosti pravidelného úklidu v Praze, pošlete nezávaznou poptávku přes kontaktní formulář Čistýkout.
