Minimální cena úklidu kanceláře nezačíná počtem metrů čtverečních. Začíná otázkou, kolik vás stojí otevřít dveře provozovny, udělat slíbenou práci a zase je zamknout. U malé kanceláře může samotné vytření a otření stolů trvat hodinu, ale placený čas, cesta, materiál a administrativa z návštěvy snadno udělají dvě hodiny nákladů. Právě proto může faktura na 3 500 Kč měsíčně vypadat příjemně, a přitom z ní nezůstane skoro nic.
Malá faktura může skrývat ztrátovou zakázku
U pravidelného úklidu se dobře prodává představa jistého příjmu. Čtyři návštěvy po 900 Kč znamenají 3 600 Kč měsíčně. Jenže tržba není zisk ani částka, kterou můžete celou vyplatit uklízečce. Nejdřív se musí odečíst čas pracovníka, doprava, prostředky, pojištění, opotřebení vybavení, komunikace a rezerva na situaci, kdy se něco nepovede napoprvé. Stejný problém vzniká, když se zakázka získá jen díky slevě; praktičtější je vědět, jak získat klienty bez dumpingových cen.
Viděla jsem malou kancelář na Praze 7, kde nabídka zněla jednoduše: jednou týdně vysát, vytřít, uklidit kuchyňku a dvě toalety. Odhad práce byl 70 minut. V tabulce však chybělo 15 minut na převzetí klíčů a alarm, cesta z předchozí adresy, vyložení vysavače a závěrečná kontrola. První měsíc navíc přibyly zprávy o papírových ručnících a jeden návrat kvůli šmouhám na černé baterii. Z „hodinové“ práce byly najednou skoro dvě hodiny provozního času.
Počítejte proto celou návštěvu od chvíle, kdy pracovník opustí předchozí smysluplné místo, až do chvíle, kdy může začít další placenou práci. U zakázky, která stojí osamoceně v kalendáři, může být relevantní i cesta z domova nebo skladu. U adresy mezi dvěma jinými zakázkami započtete jen cestu navíc. Tohle rozlišení umí rozhodnout, zda stejná provozovna vydělává, nebo prodělává.
Měsíc také nemá přesně čtyři týdny. Týdenní služba znamená obvykle 52 návštěv ročně, tedy průměrně 4,33 návštěvy za měsíc. Ve smlouvě si ujasněte státní svátky, zavřené dny klienta, dovolené a záskoky. Paušál bez těchto pravidel bývá zdrojem hádek i nepřesné kalkulace.
Spočítejte nejkratší ekonomicky smysluplnou návštěvu
Nejdřív si nastavte minimální placený blok. Pro někoho je to 90 minut, pro jinou firmu dvě hodiny. Nejde o to uměle natahovat práci. Krátká návštěva rozbije směnu stejně jako delší a pracovníkovi obvykle nemůžete zaplatit jen 47 minut, které držel mop.
Do jednoho řádku tabulky dejte:
- čas úklidu a povinné závěrečné kontroly,
- přesun, parkování a chůzi od auta či MHD,
- vyložení a opětovné naložení vybavení,
- odemknutí, alarm, zápis do knihy návštěv a uzamčení,
- poměrnou část komunikace, plánování a fakturace.
Vezměme modelovou kancelář o 85 m² v Holešovicích. Čistý úklid zabere 75 minut, ale firma platí minimální blok 90 minut. Přesun a manipulace znamenají dalších 35 minut. Celkem tedy kalkuluje 125 minut placeného času. Pokud její skutečný náklad na produktivní hodinu pracovníka činí 330 Kč, práce a přesun vyjdou přibližně na 688 Kč. Částka 330 Kč je pouze příklad: dosaďte vlastní mzdu nebo odměnu, odvody, placené prostoje, dovolené a nemocnost.
U OSVČ se často stane jiná chyba. Majitelka si započítá prostředky a benzin, ale vlastní čas ocení nulou. Pak zakázka na účtu vypadá kladně, jenže podnikání dotuje neplacenou prací. Do kalkulace patří i vaše cílová odměna za produktivní hodinu. Bez ní neměříte ziskovost komerčního úklidu, jen pohyb peněz.
Materiál a kontrola patří do paušálu stejně jako práce
U malé provozovny bývá spotřeba chemie nízká, a proto ji lidé rádi zaokrouhlí na nulu. Počítejte ale i pytle, jednorázové rukavice, návleky, mikrovláknové utěrky, praní mopů a dopravu prostředků na místo. V našem příkladu dejme na materiál 90 Kč za návštěvu. Pokud klient požaduje doplňování mýdla, toaletního papíru nebo ručníků, veďte spotřební materiál zvlášť podle skutečné spotřeby.
Další položkou je kontrola kvality. Samostatná uklízečka ji provede v rámci závěrečných minut. Malá firma však může jednou měsíčně poslat vedoucího, který místo projde, promluví s klientem a zkontroluje sklad. Kontrola za 240 Kč měsíčně znamená při 4,33 návštěvy asi 55 Kč na jednu návštěvu.
Přidejte poměrnou část pojištění odpovědnosti, obnovy vysavače, mopů a pracovních pomůcek. V modelu počítáme 55 Kč za návštěvu. Administrativa vychází na 130 Kč měsíčně, tedy asi 30 Kč na návštěvu. A nakonec rezerva na reklamaci: například 8 % z dosavadních přímých nákladů. Není to automatický zisk. Je to malý polštář na návrat, rozbitý rozprašovač nebo půlhodinu, kterou spolkne řešení přístupu.
Modelová kalkulace jedné návštěvy pak vypadá takto:
| Položka | Částka | |---|---:| | Placený čas pracovníka a přesun | 688 Kč | | Čisticí a ochranný materiál | 90 Kč | | Kontrola kvality | 55 Kč | | Administrativa | 30 Kč | | Pojištění a obnova vybavení | 55 Kč | | Mezisoučet | 918 Kč | | Rezerva 8 % | 73 Kč | | Minimální cena návštěvy po zaokrouhlení | 1 050 Kč |
Zaokrouhlení nad 991 Kč není schovaná přirážka. Vytváří příspěvek na režii a zisk a současně brání tomu, aby každé tři minuty navíc zničily marži. Pokud jste plátci DPH, připočítejte DPH podle svého režimu a nabídku označte jasně.
Z minimální ceny sestavte měsíční nabídku
Týdenní návštěvu nenásobte čtyřmi, ale skutečným ročním počtem. Při 52 návštěvách a ceně 1 050 Kč vychází roční základ na 54 600 Kč. Po dělení dvanácti je měsíční paušál za úklid 4 550 Kč; v nabídce bych ho zaokrouhlila na 4 600 Kč bez DPH. Klient dostane stejnou fakturu v kratším únoru i v měsíci s pěti termíny a vy máte v číslech zahrnutý celý rok.
Vzorec je jednoduchý:
(cena jedné návštěvy × počet návštěv za rok) ÷ 12 = měsíční paušál
Do pravidelného rozsahu napište konkrétní úkony a limity. Například podlahy, koše, dostupné povrchy, kuchyňka a dvě toalety. Mytí oken, generální úklid, čištění koberců extraktorem, práce po malování a dodávky hygienického spotřebního materiálu naceněte zvlášť. Podrobněji jsme sepsali, co patří do pravidelného úklidu a co účtovat navíc. Jasný rozsah chrání obě strany a drží cenu pravidelného úklidu kanceláře ve vazbě na práci, kterou jste skutečně slíbili.
Do nabídky přidejte i dvě varianty. Týdně 4 600 Kč měsíčně; jednou za 14 dní například 2 700 Kč, protože návštěva bude delší a ne všechny náklady klesnou na polovinu. Klient pak nevidí jen „drahou“ a „levnou“ cenu. Vidí, co se změní ve frekvenci, rozsahu a výsledku.
Nejdřív zkuste změnit model, teprve potom zakázku odmítněte
Pokud klient nepřijme minimální hodnotu zakázky, první možností je spojit adresu s další prací ve stejné lokalitě. Dvě malé kanceláře v Karlíně vzdálené pět minut pěšky mohou sdílet část cestovního času i kontrolní trasy. V kalkulaci ale úsporu rozdělte. Nedávejte ji celou prvnímu klientovi a nedoufejte, že druhou adresu časem teprve získáte. Před ústupkem si také ověřte, zda nejde o signál, podle kterého lze včas poznat problémového klienta.
Druhou cestou je méně častá, ale delší návštěva. Místo 60 minut každý týden mohou fungovat dvě hodiny jednou za 14 dní, pokud provoz a hygienické nároky dovolí delší interval. Někdy pomůže rozšířit rozsah o kuchyňku, skleněné příčky nebo doplňování zásob. Vyšší faktura pak není samoúčelná, protože klient skutečně dostane více práce.
Pak přichází odmítnutí. Pokud bezpečné a kvalitní provedení stojí nejméně 1 050 Kč za návštěvu a klient trvá na 700 Kč, žádná formulace nabídky těch chybějících 350 Kč nevykouzlí. Slušné „ne“ je lepší než rok nespokojenosti, zpožděných směn a oprav zdarma.
Po prvních třech měsících nahraďte odhad skutečnými čísly
První kalkulace je hypotéza. Po každé návštěvě si tři měsíce zapisujte příchod, odchod, placený přesun, spotřebu a práci navíc. Stačí jednoduchá tabulka. Poznamenejte i neviditelné věci: desetiminutové čekání na ostrahu, chybějící klíč nebo zprávu od klienta, která zabrala čtvrt hodiny.
Po třech měsících porovnejte plán se skutečností. Jestli návštěva místo 125 minut pravidelně spotřebuje 150, upravte paušál nebo zúžte rozsah. Stejně postupujte u reklamací. Jedna opravná návštěva může být náhoda; tři stejné návraty ukazují chybu v procesu, školení nebo původní ceně.
Moje pravidlo je prosté: ztrátová zakázka se sama nespraví tím, že běží dlouho. Jen si na ni zvyknete. Kontrolní bod po třech měsících dejte už do nabídky a klientovi předem řekněte, že po zkušebním období ověříte rozsah a časovou náročnost.
Potřebujete pro malou kancelář nebo provozovnu v Praze nastavit úklid podle skutečného rozsahu? Pošlete nezávaznou poptávku úklidu přes ČistýKout. Získáte prostor porovnat nabídky a domluvit frekvenci, která dává smysl provozu i poskytovateli.
