Cena úklidu kanceláře se nemá rodit z věty „domácnosti dělám za 350 Kč na hodinu, tak tady to bude stejné“. U první komerční zakázky potřebujete nacenit celý způsob práce: toalety, kuchyňku, pracovní místa, podlahy, odpad, cestu, zabezpečení budovy i pět minut, během kterých na konci obejdete hotový prostor. Zkušební směna vám může dodat data, ale nemusí být zdarma. Rozumnější je udělat obhlídku, sestavit první kalkulaci a ve smlouvě si domluvit vyhodnocení po měsíci.
Proč nelze cenu domácnosti přenést na kancelář
V bytě obvykle jednáte s člověkem, který ví, kde jsou utěrky, a během úklidu vám řekne, že dětský pokoj dnes vynecháte. Kancelář funguje jinak. Úklid má pevné okno, po budově chodí lidé a výsledek přebírá office manažerka, která nemusí být při směně přítomná. K tomu připočtěte klíče, alarm a odpovědnost za zamčené dveře. Stejná hodinová sazba tedy ještě neznamená stejný výdělek.
Rozhoduje také skladba prostoru. Dvě stě metrů otevřené kanceláře s kobercem zvládnete jiným tempem než 200 m² rozdělených do deseti místností, dvou toalet, sprchy a malé kuchyňky, kde každý pátek čeká dřez plný hrnků. Metry čtvereční vám napovědí, kolik podlahy je před vámi. Neřeknou, kolikrát měníte vodu, kolik košů obcházíte ani zda se do skladu vejde vozík.
U komerčního úklidu proto počítejte cenu zakázky, ne „cenu za jednu uklízečku“. Klient kupuje dohodnutý výsledek v určitém čase a vy musíte zaplatit práci, dopravu, prostředky, administrativu i riziko, že se provoz proti obhlídce změní.
Co zjistit při obhlídce
Na první obhlídku si vezměte poznámkový blok, telefon na fotografie se souhlasem klienta a jednoduchý plán zón. Ptejte se, kolik lidí chodí do kanceláře běžně, ne kolik má firma zaměstnanců na webu. Hybridní tým o 40 lidech může mít v pondělí osm obsazených stolů a ve středu třicet. To je rozdíl v koších, otiscích v kuchyňce i spotřebě papíru.
Projděte povrchy. Koberec v open space, marmoleum na chodbě, dlažba v sanitě a dřevěná podlaha v zasedačce znamenají jiné pomůcky i tempo. U každé zóny si poznamenejte počet stolů, košů, umyvadel, WC, sprch, dveří se sklem a kuchyňských spotřebičů. Nechte si ukázat úklidovou komoru a místo na doplnění vody. V kanceláři u Florence jsem viděla komoru o půdorysu větší krabice; vysavač se do ní vešel jen postavený na bok. Takový detail přidá pár minut při každé návštěvě. Za rok už to nejsou drobné.
Přístup projděte fyzicky. Kde převezmete klíče nebo čip? Kdo aktivuje alarm? Je výtah po 20. hodině v provozu? Dá se před domem zastavit, nebo budete nosit vybavení z placené zóny o dvě ulice dál? Také si ujasněte, co se děje při poruše čipu a komu volat večer. Čekání před recepcí je pracovní čas, i když při něm nedržíte mop.
Nakonec odpad a spotřební materiál. Třídí klient papír, plast, sklo a bioodpad? Kam se plné pytle odnášejí? Dodáváte sáčky, mýdlo, papírové ručníky a toaletní papír vy, nebo klient? Pokud zásoby hlídáte a objednáváte, napište to jako samostatnou odpovědnost. „Když už tam budete, doplňte všechno“ není rozsah práce.
Jak odhadnout produktivní čas
Celou kancelář rozdělte na opakovatelné zóny. Třeba pracovní plocha, dvě zasedačky, kuchyňka, dvě sanitární místnosti, vstup a chodba. U každé napište úkony a frekvenci. Koše a kontaktní plochy mohou být při každé návštěvě, sokly jednou měsíčně, vnitřek lednice vůbec nebo jen po zvláštní objednávce.
Čas odhadujte po zónách. U modelové kanceláře v Karlíně o 230 m² může první pracovní kalkulace vypadat takto:
- open space a dvě zasedačky: 50 minut,
- kuchyňka: 25 minut,
- dvě toalety a jedno umyvadlové zázemí: 35 minut,
- vysátí a vytření komunikací: 30 minut,
- koše, příprava, přesuny a závěrečná kontrola: 25 minut.
Součet je 165 minut, tedy 2 hodiny a 45 minut produktivního času. Není to norma pro každou kancelář. Je to hypotéza, kterou po několika návštěvách porovnáte se skutečností. Začátečnická chyba bývá sečíst jen dobu, kdy je hadřík na povrchu. Příprava roztoku, výměna pytlů, cesta k výlevce a kontrolní obchůzka nikam nezmizí.
První návštěva zpravidla trvá déle. Učíte se, které dveře drhnou, kde jsou zásuvky a v jakém pořadí má smysl projít patro. Zároveň můžete přebírat nános po předchozím dodavateli. Proto oddělte jednorázový vstupní úklid od běžné směny, pokud stav při obhlídce neodpovídá budoucímu standardu. Klient neplatí za vaše učení, ale vy také nemusíte zdarma odstraňovat půl roku starý vodní kámen.
Hodinová, plošná, nebo paušální cena
Hodinová cena se hodí tam, kde rozsah kolísá nebo ho zatím neumíte přesně popsat. Je srozumitelná při mimořádném úklidu po firemní akci. Pro pravidelný úklid však klient často chce předvídatelný měsíční náklad a vy potřebujete odměnu za výsledek, ne pobídku pracovat déle.
Plošná sazba dává smysl u stejnoměrných ploch, například při strojním čištění prázdné chodby nebo mytí velkého pásu oken. U členité kanceláře je samotná cena za metr nebezpečně hrubá. Sto metrů kobercové plochy a sto metrů sanitárního zázemí nejsou stejná práce.
U pravidelné zakázky mám nejraději paušál vypočtený z produktivních hodin. Vezmete odhad času, skutečnou četnost za měsíc a svou interní nákladovou hodinovou cenu. K ní přidáte spotřebu, dopravu, administrativu, rezervu na běžné výkyvy a marži. Vzorec může být jednoduchý:
měsíční cena = (čas jedné návštěvy × počet návštěv × vaše kalkulační sazba) + materiál + doprava + pravidelné doplňkové náklady
Dejme tomu, že modelová návštěva trvá 2,75 hodiny a probíhá dvakrát týdně, tedy přibližně 8,7krát měsíčně. To je necelých 24 hodin. Číslo násobte vlastní kalkulační sazbou, nikoli částkou, kterou chcete dostat „na ruku“. Kalkulační sazba musí pokrýt i odvody, dovolenou, nemoc, čas na fakturaci a obnovu vybavení. Každé podnikání má tato čísla jiná, proto by univerzální úklid kanceláří ceník byl falešně přesný.
Praktický je hybrid: běžný rozsah má měsíční paušál, mytí oken, hloubkové čištění koberce, úklid po večírku nebo doplňování hygienického materiálu se účtuje zvlášť. Stanovte také minimální cenu výjezdu. Hodinová práce přes půl Prahy nemůže stát stejně jako hodina navazující na pravidelnou směnu ve stejné budově.
Co musí být v nabídce výslovně uvedeno
Dobrá nabídka není dlouhá smlouva plná právnických obratů. Je to společná mapa práce. Uveďte zóny, úkony, četnost, dny a časové okno. Napište, zda jde o cenu bez DPH, nebo s DPH, a jak se fakturuje. Pokud nejste plátce, řekněte to bez kliček.
Výluky formulujte stejně konkrétně jako zahrnuté práce. Například: mytí oken nad rámec otisků na vstupních dveřích, nádobí zaměstnanců, vnitřky skříněk a spotřebičů, odvoz objemného odpadu, práce ve výšce a úklid po stavebních zásazích nejsou v paušálu. Taková věta není nepřívětivá. Chrání obě strany před rozdílnou představou o slově „uklidit“.
Rozdělte také materiál:
- vaše čisticí prostředky a pomůcky,
- klientův hygienický materiál pro zaměstnance,
- položky účtované podle skutečné spotřeby.
U přístupu popište odpovědnost za klíče, čip a alarm. Přidejte postup pro změnu rozsahu: nové patro, deset dalších pracovních míst nebo každodenní provoz kuchyňky se nejdřív proměří a potvrdí dodatkem či novou objednávkou. Automatické „nějak to stihneme“ je nejrychlejší cesta, jak si ziskovou zakázku změnit v neplacenou službu.
Jak vyhodnotit první měsíc bez práce zdarma
První měsíc nazvěte zaváděcím obdobím, ne bezplatnou zkouškou. Klient dostává úklid, takže za něj platí. Vy si během prvních čtyř až osmi návštěv zapisujete příchod, odchod, čas po zónách, mimořádnosti a spotřebu. Stačí jednoduchá tabulka v telefonu. Důležité je oddělit vaše počáteční hledání zásuvek od opakovaného problému, třeba pravidelně přeplněné kuchyňky.
Po dvou týdnech si s kontaktní osobou dejte desetiminutovou kontrolu. Nečekejte na obecné „je to dobré“. Projděte sanitu, kuchyňku, podlahy a jednu zasedačku. Ptejte se na konkrétní výsledek: zůstávají někde koše, šmouhy nebo nedoplněné zásoby? Stejně konkrétně řekněte, pokud rozsah nesedí s obhlídkou.
Po měsíci porovnejte kalkulaci s daty. Jestli jste místo plánovaných 165 minut stabilně na 150 a kvalita drží, máte zdravou rezervu. Jestli směna trvá 205 minut kvůli třetí toaletě v jiném patře a dvojnásobku košů, ukažte záznamy a navrhněte změnu ceny nebo rozsahu. Nevyjednáváte podle pocitu. Opravujete kalkulaci úklidové zakázky podle skutečné práce.
První pravidelný úklid kanceláře nemusí být dokonale naceněný na minutu. Musí však mít obhlídku, měřitelný rozsah, placené zaváděcí období a předem domluvený způsob úpravy. Právě to vám dovolí přijmout první B2B klientku bez obavy, že každé úterý večer dotujete její provoz.
Pokud chcete porovnat vlastní nabídku s konkrétní potřebou kanceláře, pošlete nezávaznou poptávku úklidu přes kontaktní formulář Čistýkout. Čistýkout propojuje pražské klienty s poskytovateli úklidu a pomůže popsat rozsah dřív, než padne konečná cena.
